一件一件選定要做的事
你已經(jīng)知道這個(gè)年度首要的五件事是什么。這些事必須成為每日生活的基礎(chǔ)，也就是你的組織結(jié)構(gòu)。想讓你的年度重點(diǎn)工作有進(jìn)展，就必須專心把時(shí)間投入其中，每天都是如此。
這時(shí)，一份有條理的工作清單就能幫上忙。這份清單必須保持單純，否則光是制作工作清單，就又多了一項(xiàng)工作。制作工作清單時(shí)，請依據(jù)你的五個(gè)領(lǐng)域來分類，然后加上第六類，并標(biāo)示為“其他5%”。
以我的某一天為例，工作清單會像這樣：
透過這樣的清單架構(gòu)，把令人手足無措的事項(xiàng)，切分成容易管理又切實(shí)可行的工作區(qū)塊，同時(shí)確保時(shí)間花在對的地方。光說不練沒有意義，要真的花時(shí)間去做。我的工作清單就是我的計(jì)劃，也是我要投入時(shí)間心力的重點(diǎn)。
這個(gè)架構(gòu)既單純，又有助于專注，是你展開一天的好方法，但功用不僅于此。它還能提供信息，讓我知道自己怎么處理各項(xiàng)重點(diǎn)領(lǐng)域、各領(lǐng)域之間如何建立關(guān)系，以及為了在各領(lǐng)域取得進(jìn)展所做的努力。
看看前述清單，你會發(fā)現(xiàn)在這個(gè)特定日子，“服務(wù)現(xiàn)有的客戶”的比重遠(yuǎn)超過“開發(fā)未來的客戶”。只有一天這樣沒關(guān)系，但如果是長久現(xiàn)象，在整個(gè)月當(dāng)中，關(guān)于現(xiàn)有客戶的工作都填得滿滿的，而對未來客戶的工作卻空蕩蕩，我就會知道自己必須調(diào)整，才能讓業(yè)務(wù)成長。
當(dāng)工作時(shí)間發(fā)生沖突，必須有所取舍時(shí)，這個(gè)清單架構(gòu)尤其有用。例如有兩個(gè)會議都很重要，而我必須擇一參加，這時(shí)就可以根據(jù)自己運(yùn)用時(shí)間的多寡，看哪個(gè)重點(diǎn)領(lǐng)域的活動較少而做出決定。這能幫助我保持平衡。
另一方面，在“做些有趣的事，照顧好自己”的領(lǐng)域，我也只有一個(gè)活動項(xiàng)目，但因?yàn)閷懽鳌⒓胰撕团笥讶俏夷芰康膩碓矗詻]有關(guān)系。
我也注意到“其他5%”的活動總是滿的，這些都是非常行政事務(wù)導(dǎo)向的，而且占據(jù)我超過5%的時(shí)間。這可能表示我應(yīng)該雇用一位行政人員，或該把一些事項(xiàng)延后，直到行程表空出更多的時(shí)間。
只要有條理的把任務(wù)欄成清單，著重在本年度想完成的目標(biāo)，就可以減少令人窒息、動彈不得的狀況。
18分鐘輕松管理每一天
你可能不知道：人們在工作時(shí)，平均每小時(shí)會被打擾四次，而且有40%不會回到被打擾前的工作;有將近95%的經(jīng)理人認(rèn)為，最浪費(fèi)他們時(shí)間的三件事是不必要的會議、不重要的郵件、冗長的簡報(bào)內(nèi)容;而電子郵件與電話造成的分心，會讓人的智商降低10分，比抽大麻的影響高出一倍;一心多用，則會讓生產(chǎn)力下降40%。
成功者都有一個(gè)管理工作生活的好習(xí)慣，而這個(gè)習(xí)慣可以只占每天的18分鐘：
·上班前花五分鐘，規(guī)劃當(dāng)日工作重點(diǎn)。在打開計(jì)算機(jī)前，先坐下來，拿出工作清單，看看有哪些項(xiàng)目可以讓這一天變得很有成就。有哪些事項(xiàng)是實(shí)際可行的，能讓你更專注在年度重點(diǎn)上，并讓你在一天結(jié)束時(shí)感到自己過得很有效率而成功?然后，把這些項(xiàng)目從工作列表上挪到日程表。別忘了：要確保列表上的任何項(xiàng)目不會留在那里超過三天，要么把它們寫入日程表，要么就從清單上拿掉。
·每小時(shí)花一分鐘，重新聚焦。把手表、手機(jī)或計(jì)算機(jī)設(shè)定成每小時(shí)響一次，然后開始針對日程表上面列的事項(xiàng)工作。當(dāng)鬧鐘響起，深呼吸，問問自己，過去一個(gè)小時(shí)是否有效率。然后看一下日程表，有意識地承諾自己要如何度過下一個(gè)小時(shí)。一小時(shí)接著一小時(shí)地管理每一天，別讓時(shí)間來管理你。
·下班前花五分鐘，誠實(shí)檢討并反省自己。在一天工作即將結(jié)束之際，關(guān)上計(jì)算機(jī)，回顧今日，問問自己三組問題，例如：今天過得如何?今天學(xué)到了什么?需要向誰回復(fù)最新消息嗎?快速寫幾封電子郵件或打幾通電話，確保自己與應(yīng)該聯(lián)絡(luò)的人聯(lián)系。
每天給自己18分鐘。你將學(xué)會如何有效管理每一年、每一天、每一刻：掌握專心的秘訣，有效排除干擾;除了管理自己，還要熟知如何設(shè)定界線，以防別人浪費(fèi)自己的時(shí)間;不必忙于搞定所有的事，而要在有限時(shí)間內(nèi)完成真正重要的事。站高一點(diǎn)看自己，心靈富裕，工作才有效率。
彼得·布雷格曼(Peter Bregman)是戰(zhàn)略咨詢師。
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