每次開始新的一天的時(shí)候你總是有最高的集中力，一心想著把事情做好，但這種狀態(tài)每每只能持續(xù)到下午剛過一半，想不想知道你的工作效率是怎么回事?《18分鐘：找出焦點(diǎn)、遏制分心、做對事情》(Hatchette圖書集團(tuán);2012)一書的作者彼得·布雷格曼(Peter Bregman)認(rèn)為，時(shí)不時(shí)地處理那些小的持續(xù)的事務(wù)，還有時(shí)不時(shí)回郵件接電話很容易讓你分散注意力。
有效地管理分心和你的時(shí)間支配的秘訣就在于堅(jiān)持一個(gè)日常安排，布雷格曼表示：“它必須要是一個(gè)長期堅(jiān)持做下去的過程，這樣我們才能一整天都專注于我們最緊要的那些工作。”
如下是他用來集中注意力和增加工作效率的18分鐘日常工作三步驟：
步驟一: 制定計(jì)劃 (5 分鐘)
在你開始一天的工作或者檢查你的電子郵件之前，先坐下來，拿出一張白紙，寫下你想要圓滿結(jié)束這一天的話會涉及到的事項(xiàng)，布雷格曼如是說。然后把這些事情安排在你的日歷和日程安排的空閑時(shí)段中。
“一旦你決定好了你要做些什么，你就會產(chǎn)生強(qiáng)大的動力。”他說。把最難和最重要的事情安排在一天的起始，也就是最不容易分心的時(shí)候。如果你的事項(xiàng)列表不適合你的日歷，那就重新安排這個(gè)列表。
步驟二: 重新聚焦 (每小時(shí)1分鐘)
在工作日的時(shí)候，在你的手表、電話或者電腦上設(shè)個(gè)每小時(shí)響一次的鬧鈴。每當(dāng)鬧鈴聲響起，就問問你自己你之前的一個(gè)小時(shí)是否工作得足夠有效率。布雷格曼認(rèn)為，這個(gè)儀式能夠幫助你把自己從脫韁野馬般的思緒里重新拉回正軌上來。如何度過你的時(shí)間?布雷格曼拿它跟在自助餐廳吃飯做了個(gè)類比。
“人們在自助餐廳常常吃得不夠滿意，因?yàn)槟惝?dāng)時(shí)吃的東西，過后想起來，常常不是你認(rèn)為自己最應(yīng)該吃的。”他說。放在時(shí)間安排上也是一樣的道理——在某個(gè)時(shí)刻你想要做的事情，常常不同于那一天結(jié)束時(shí)，你希望你已經(jīng)完成了的事情。每小時(shí)審查一次，就能讓你保持應(yīng)有的步調(diào)。
步驟三: 回顧當(dāng)日 (5 分鐘)
在你一天工作的結(jié)尾，回顧你當(dāng)天的工作，什么時(shí)候你最集中精神，什么時(shí)候你又分了心。“你完成了你想要完成的工作了嗎?”布雷格曼問，“如果沒有，你明天在哪些方面可以加以改善?”
舉個(gè)例子，如果你在早晨需要做很多工作，但是你的最難以集中精神的時(shí)間全部集中在了下午，那你就要考慮一下哪些事情是需要集中精力的，像是撰寫提案或者設(shè)計(jì)一個(gè)營銷活動，就該安排在當(dāng)天早一點(diǎn)的時(shí)段。而那些沒那么繁重的任務(wù)，比如閱讀CYE電子郵件或者審查網(wǎng)站統(tǒng)計(jì)，就可以留到下午。
布雷格曼說，這也是把一天的任務(wù)做個(gè)收尾清理的好時(shí)機(jī)，像是對幫助過你的那些人表示感謝，還有向你的團(tuán)隊(duì)工作人員發(fā)布快速更新內(nèi)容之類的瑣碎事務(wù)，這樣就不會把事情拖到晚上了。
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