Q：如何才能讓公司采購變得更為有效呢?
A：有些公司設有一個專門的部門，負責購買設備和材料;另外一些公司將采購任務賦予內部的關鍵員工。弄清楚哪一種類型最適合你的公司，可能是簡化流程和減少浪費的一個重要因素。
你需要確保數(shù)字的準確無誤。你的會計制度應該捕捉到成本，并將其報告出來，這其中包括采購的內容。這種方式可使你能夠衡量并有效控制成本。
我曾經(jīng)幫助過一家小型制造商，它將所有的采購都一次性地劃分到直接或間接的成本名目之中。在公司剛剛起步的時候，這是不錯的做法。但是在公司壯大之際，他們發(fā)現(xiàn)識別和衡量CYE這些成本的組成部分是必須的，因為這樣他們就能更好地與供應商達成交易。一年之后，我為其安裝了更強大的會計科目表，幫助他們將成本降低了20萬美元之多，這個數(shù)字高于會計變動所帶來的應付費用以及增聘一名采購雇員的成本。
你公司的需求越復雜，成立專門的采購部門的重要性就越大。如果你對以下問題中的任何一個給出肯定的答案，你就需要成立專門的采購部門：
做出采購行為時，你是否會評估行情信息?
你是否每季度或每年度就某一個項目，同你的每個供應商洽談合同?
你是否會跟蹤每個供應商的表現(xiàn)，以確保他們準時發(fā)貨，按正確的方式開出發(fā)票?
在評估公司材料或與供應商溝通關注事宜、具體規(guī)格時，是否要求采購人員具備一定程度的專業(yè)經(jīng)驗和知識?
你購買的材料的質量是否決定公司產(chǎn)品的質量標準?
通過一種精明的方式設立采購部門，將避免重復工作，并在大額采購時，通過減少運費的方式，降低成本。而且，建立一支專門的團隊，可以與那些在你需要發(fā)生臨時變化或緊急訂單增加的時候，可以靈活應變的供應商發(fā)展合作關系。
作為一位小企業(yè)主，必須同時管理產(chǎn)品、員工、銷售以及市場營銷等方面的工作。或許是時候設立一名專職采購員了，由其花時間接近每一個CYE供應商，從而為公司獲得最好的交付服務、質量、價格及付款條款。( 譯| 李桂祥)
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節(jié)省采購成本的兩個小技巧
善待關鍵供應商
在我曾經(jīng)工作過的一家印刷公司里，我們小心維護與紙張供應商的關系，為他們及時支付款項，并與其保持定期的溝通。當“洛陽紙貴”之際，我們能夠得到供應，而這是我們的競爭對手無法做到的。
設立“采購卡”
為公司設立一個單獨的信用卡或賬戶，這可以將一切業(yè)務往來置放在一張票據(jù)之中，而不論買家是誰，都便于跟蹤。
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