【創(chuàng)業(yè)網(wǎng)Cye.com.cn】如果你不知道如何有效地管理會(huì)議、你的業(yè)務(wù)、你的組織，那么你的職業(yè)生涯注定會(huì)失敗。
沒(méi)有什么比糟糕的會(huì)議更糟糕的事情了。你坐在那里咬牙切齒地想知道你究竟為什么必須浪費(fèi)自己的時(shí)間耐著性子聽(tīng)完起初本就不應(yīng)該發(fā)生的事情。
有時(shí)候我們每周甚至是每天都在開(kāi)會(huì)的事實(shí)并不會(huì)讓事情變得不那么讓人煩惱。這甚至沒(méi)有開(kāi)始抑制那個(gè)占用了那么多你可以更好地利用的時(shí)間的嘮叨想法。
但是事情是這樣的。會(huì)議不只是商業(yè)生活中一個(gè)不幸的事實(shí)。它們也是商業(yè)生活中非常重要的事實(shí)。它們是策略得以討論、預(yù)算通過(guò)審核、工程得到評(píng)審和計(jì)劃達(dá)成一致的方式。它們是交易談判以及最終完成的方式。
會(huì)議不僅是把事情做完最有效的方式，它們也是管理團(tuán)隊(duì)最有效的工具——如果使用正確的話，它就是。
我曾經(jīng)計(jì)算過(guò)在我30年的職業(yè)生涯中我參加過(guò)3萬(wàn)多次會(huì)議。你能想象到的每一種類型的會(huì)議我都參加過(guò)，從行政人員和董事會(huì)會(huì)議到項(xiàng)目評(píng)審和戰(zhàn)略會(huì)議。從一對(duì)一會(huì)議到全體員工的操作評(píng)審會(huì)議。從新聞采訪到客戶會(huì)議。
而且你知道嗎？我學(xué)到了很多讓會(huì)議更有效率的方法。以下是使會(huì)議更有效的6條建議，我保證它們會(huì)對(duì)你和你的組織產(chǎn)生重要影響。
學(xué)習(xí)這個(gè)方程式。沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)者+沒(méi)有文檔+沒(méi)有后續(xù)跟進(jìn)=浪費(fèi)時(shí)間。每一個(gè)會(huì)議都必須有一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者、一個(gè)規(guī)定的目標(biāo)、一個(gè)開(kāi)始和結(jié)束的時(shí)間及每個(gè)人去那里參加這個(gè)會(huì)議的有效理由。領(lǐng)導(dǎo)以文檔形式記錄結(jié)論、計(jì)劃、行動(dòng)項(xiàng)目等等，然后去跟進(jìn)。
事實(shí)上，你知道你在做什么嗎？每一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者都應(yīng)該知道如何有效地管理會(huì)議如知道如何為建設(shè)性參與制定基本規(guī)則、如何使用類似于停車場(chǎng)（Parking Lots）這樣的工具把問(wèn)題拿到線下解決以及如何讓人們達(dá)成共識(shí)。
把會(huì)議安排在下午。我曾經(jīng)在斯科特•亞當(dāng)斯•迪爾伯特的一本書(shū)中讀到上午人們會(huì)盡他們的最大努力工作，所以你應(yīng)該下午再開(kāi)會(huì)。我詢問(wèn)我的員工們的意見(jiàn)，而且他們一致同意了。結(jié)果證明這是一個(gè)偉大的舉措。同時(shí)大多數(shù)人在午飯后也會(huì)感到更放松。不要問(wèn)我為什么。
提防群體效應(yīng)。我曾經(jīng)與公司高官們大多數(shù)時(shí)候都會(huì)被安排兩到三倍的會(huì)議的公司合作過(guò)，而且他們還要求管理者們與他們的老板和員工進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)議并且還要與他們的同級(jí)每個(gè)月進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)議。究竟為什么首席執(zhí)行官們期望他們的管理團(tuán)隊(duì)以那樣的方式去做事情呢？
丟棄走廊會(huì)議。創(chuàng)始人和其他初創(chuàng)企業(yè)的高官們往往特別喜歡走廊會(huì)議。這樣做的問(wèn)題是決定是在沒(méi)有利益相關(guān)者意見(jiàn)輸入的情況下做出的。有時(shí)候這是被動(dòng)攻擊行為的障眼法。有時(shí)候它會(huì)導(dǎo)致有當(dāng)日特色的戰(zhàn)略產(chǎn)生。無(wú)論是哪一種結(jié)果，它都會(huì)破壞組織有效性。
挑戰(zhàn)現(xiàn)狀。如果你定期地進(jìn)行員工會(huì)議，偶爾問(wèn)問(wèn)你的團(tuán)隊(duì)你能做什么來(lái)改進(jìn)會(huì)議和使會(huì)議更有效率。你通常會(huì)得到至少一個(gè)好建議。不僅如此，而且你的員工也會(huì)重視會(huì)議。
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